הוראות ניהול ספרים לעו"ד [פיקדון, הוצאות לקוח, תיעוד והיבטי מע"מ]

עו"ד נדרשים לדווח על עסקאותיהם ולנהל את ספרי החשבונות שלהם לפי תוספת ה' להוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), תשל"ג-1973, ההוראות שחלות על כלל נותני השירותים. יחד עם זאת, ישנם מאפיינים ספציפיים וייחודיים לעו"ד הנובעים מעצם תפקידם. בפוסט זה נפרט את המאפיינים הללו ונסביר כיצד יש לפעול בכל אחד מהם.

מאפייני ייחודיים בניהול ספרים לעו"ד

הוראות ניהול פנקסים: כללי

• כאמור, עורכי דין מנהלים את ספרי החשבונות שלהם בדומה לכלל נותני השירותים - לפי תוספת ה להוראות ניהול ספרים.

• בסיס הדיווח על ההכנסות של עורכי דין יהיה בסיס מזומן - כלומר, ההכנסה תוכר במועד שבו התקבל התשלום בפועל.

• הנהלת חשבונות חד צידית.

• 
  

מאפייני הנהלת חשבונות של עורכי דין

קבלת פיקדון מלקוח

יש להפיק קבלה עם קבלת התמורה מהלקוח לצורך פיקדון, תוך ציון הערה בשורת התיאור שתאפשר זיהוי ואפשרות להבדיל בין ההכנסות משכר הטרחה לבין תקבול תזרימי בלבד לצורכי פיקדון.

דוגמה לשורת תיאור כאמור יכולה להיות בנוסח שדומה לנוסח שלהלן:

"קבלת פיקדון מלקוח בעבור [פירוט המטרה]".

הוצאות ששולמו בעבור לקוח

הוצאה ששולמה בעבור לקוח מסוים תחויב כהכנסה באמצעות הפקת חשבונית מס בגין השירות המשויך לאותה הוצאה ששולמו עבורו והשירות שניתן הקשור.

בהמשך לכך, ההכנסה בגין הוצאות אלה אינן חייבות במע"מ אך כן מדווחות בדוחות התקופתיים השוטפים.

תיאור מהות ההוצאה תיכלל בשורת הפירוט.

תיאור ההכנסה יהיה "החזר הוצאות לא חייב במע"מ" והספק לרוב יהיה בית משפט או הרשות אליה שולמה האגרה/הוצאה. ניתן לבחור גם בספק כללי אם לא רוצים לעקוב אחר ספקים בכרטסות נפרדות.

סוג התשלום יהיה "תשלום לספק / חיוב לקוח".

חיוב לקוח בגין שכ"ט ורכיבים נוספים

סדר הפעולות בהליך מתן השירותים אצל עורכי דין הוא כדלקמן:

1. התקשרות למתן השירותים / הסכם מתן שירותים מול כל לקוח מהותי.

2. מתן השירותים לפי הסכם ההתקשרות.

3. בסיום מתן השירות: הפקת חשבונית עסקה / דרישת תשלום.

4. בעת קבלת התשלום: נדרש להפריד בין הכנסות בגין שכר טרחתו של עורך הדין לבין הכנסות שנובעות מהוצאות ללקוח.

5. הפקת חשבונית מס קבלה בעת קבלת התשלום בפועל.
   

הוצאות

רישום ההוצאות העסקיות בעסק כמו הוצאות טלפון נייד, הוצאות משרדיות וכדומה יהיה באופן דומה לכל יתר העוסקים.

צ'קים דחויים

בעת קבלת השיקים מהלקוח יש להפיק קבלה המפרטת את הסכומים ומועדי הפירעון.

בעת פירעון הצ'ק יש להפיק חשבונית מס. רצוי להיעזר בתוכנות המאפשרות ביצוע פעולה זו באופן אוטומטי.

תיעוד פעילות לקוח

כרטסת הלקוחות בספרים של עורך דין צריכה לכלול שלושה חלקים:

• חלק חשבון חשבונאי: חלק זה כולל את כל הפעולות החשבונאיות מול הלקוח והסיכום של כרטסת הלקוח יציג את יתרת החוב של הלקוח לתשלום או יתרת החובה שלכם כלפי הלקוח ללא שום קשר לפיקדון.

• חלק חשבון ה"פיקדון": יש לכלול תיעוד של כל הפעולות שבוצעו בפיקדון של אותו לקוח, אם עורך הדין מנהל את הפיקדונות של אותו לקוח. סך הכל של חשבון זה אמור להיות תוצאה של יתרת הלקוח לזכותו או לחובתו.

• חלק "הוצאות לקוח": בחלק זה יפורטו כל ההוצאות שהוצאו עבור הלקוח הספציפי והתשלומים בגינן. סך כל הסכום של חלק זה אמור לייצג את יתרת ההוצאות ששולמו בעבור הלקוח אשר יחויבו בעת הפקת חשבון החיוב של הלקוח בגין שכר הטרחה או השירות שניתן לרבות חיוב ההוצאות שהוצאו בגינו. 

שימו לב! הסה"כ הכללי הינו סיכום אריתמטי בלבד וחסר משמעות חשבונאית.

לסיכום

ניהול הספרים של עורכי דין מצריך דיוק, שקיפות והבנה מעמיקה של הדרישות החשבונאיות והמשפטיות הקשורות למקצוע. שימוש בתוכנות הנהלת חשבונות מתקדמות יכול לסייע בשמירה על סדר וארגון בכל הקשור לניהול הפיננסי והחשבונאי של עורכי הדין.