פתיחת ספק חדש
נוהל לפתיחת ספק חדש במערכת: איסוף פרטים, בדיקת אישורי מס, אימות פרטי בנק, מניעת כפילויות ותיעוד מסודר.
בקצרה: פתיחת ספק היא שער הכניסה למחזור הרכש-לתשלום. מטרת הנוהל היא לוודא שכל ספק נפתח במערכת רק לאחר איסוף פרטים מלאים, בדיקת מסמכים, הגדרת תנאי תשלום ותיעוד מסודר — כדי לצמצם טעויות, כפילויות, תשלומים שגויים וסיכוני מס.
מטרה
להבטיח שכל ספק חדש נפתח במערכת ה-ERP על בסיס מידע מלא, מאומת ומתועד, כולל פרטי זיהוי, אישורי מס, פרטי בנק, תנאי תשלום, אנשי קשר ותיאור השירות או המוצרים.
תחולה ותדירות
הנוהל חל על כל ספק חדש לפני ביצוע הזמנה, קליטת חשבונית או תשלום. יש לבצע אותו גם בעת שינוי מהותי בפרטי ספק קיים, כגון שינוי חשבון בנק, תנאי תשלום, כתובת, איש קשר או סטטוס מס.
בעלי תפקידים ואחריות
- מבקש הספק / מחלקה מזמינה — יוזם את פתיחת הספק ומספק הסבר עסקי.
- הנהלת חשבונות ספקים — אוספת מסמכים, בודקת שלמות ופותחת את הספק במערכת.
- חשב/ת או מנהל/ת כספים — מאשר/ת פתיחת ספקים מהותיים או חריגים.
- רכש / גורם מקצועי — מאמת צורך עסקי, מחירים, הסכם ותנאי התקשרות.
- מורשה חתימה / הנהלה — מאשר/ת בהתאם למדיניות הארגון, אם נדרש.
שלבי עבודה מרכזיים
- קבלת בקשה לפתיחת ספק
- איסוף טופס פתיחת ספק
- בדיקת אישורי מס
- בדיקת פרטי בנק
- בדיקת כפילויות
- פתיחה במערכת ה-ERP
- שמירת אסמכתאות
בקרות וחריגים
- אין לבצע תשלום לספק שלא נפתח בתהליך מסודר.
- שינוי פרטי בנק מחייב אימות מול איש קשר מוסמך, רצוי בערוץ נפרד.
- ספק ללא אישורי מס תקפים יסומן לבדיקה לפני תשלום.
- ספק כפול במערכת עלול לגרום לתשלום כפול או לפיזור תנועות; יש לאחד או לחסום לפי מדיניות.
- ספק עם תנאי תשלום חריגים מחייב אישור חשב/ת או CFO.
תיעוד ותיוק
יש לשמור בתיק הספק:
- טופס פתיחת ספק חתום או מאושר.
- אישור ניהול ספרים.
- אישור ניכוי מס במקור.
- אישור ניהול חשבון בנק.
- הסכם, הצעת מחיר או תיאור שירות.
- אישורי פתיחה ושינויים בפרטי ספק.
- תיעוד בדיקת כפילויות, אם בוצעה.
אוטומציה ו-AI
ניתן לשלב אוטומציה ו-AI לצורך:
- חילוץ פרטים מטופס פתיחת ספק ומסמכים מצורפים.
- בדיקת שלמות מסמכים לפני פתיחה.
- זיהוי ספקים כפולים לפי שם, מספר מזהה, חשבון בנק או דמיון טקסטואלי.
- התראה על אישורי מס שפג תוקפם.
- סימון שינויים חריגים בפרטי בנק או תנאי תשלום.
הערת ERP
בדוגמת Priority או מערכות ERP דומות, פתיחת ספק תבוצע בכרטיס ספק או מודול רכש/כספים. יש להתאים את שמות המסכים, השדות וההרשאות למערכת ה-ERP של הארגון.
סגירות, התאמות ובקרה — בסיוע AI, בליווי אישי של רו״ח. נשמח לדבר.