אישור ותשלום חשבוניות ספק
נוהל לאישור ותשלום חשבוניות ספק: בדיקת חשבוניות פתוחות, קיזוז יתרות, אישורי חשב והנהלה וקובץ תשלומים.
בקצרה: אישור ותשלום חשבוניות ספק נועד להבטיח שתשלום יוצא רק עבור חשבונית תקינה, מאושרת, רשומה ומתועדת — ורק לאחר בדיקה שאין לספק יתרות חובה, זיכויים או חריגים שצריך לקזז.
מטרה
להגדיר תהליך מבוקר לאישור ותשלום חשבוניות ספק, כולל בדיקת חשבוניות פתוחות, קיזוז יתרות, אישור חשב/ת ומנכ״ל/ית או מורשי חתימה, הכנת קובץ תשלומים ושמירת אסמכתאות בנקאיות.
תחולה ותדירות
הנוהל חל על כל תשלום לספקים, בין אם בהעברה בנקאית, מס״ב, המחאה, כרטיס אשראי או אמצעי אחר. מומלץ לבצע ריצת תשלומים לפי לוח קבוע: שבועי, דו-שבועי או חודשי, בהתאם למדיניות הארגון.
בעלי תפקידים ואחריות
- הנהלת חשבונות ספקים — מפיקה דוחות לתשלום, בודקת יתרות ומכינה קובץ תשלום.
- חשב/ת — בודק/ת תקינות חשבוניות, קיזוזים, יתרות וסכום לתשלום.
- מנכ״ל/ית או מורשי חתימה — מאשרים תשלום לפי מדרג הרשאות.
- גזברות / כספים — מבצעת העלאה לבנק ומעקב אחר ביצוע.
- מחלקה מזמינה — מאשרת קבלת שירות או סחורה במקרה הצורך.
שלבי עבודה מרכזיים
- הפקת דוח חשבוניות פתוחות לתשלום
- בדיקת מאזן ספקים
- בדיקת תקינות חשבוניות
- קיזוז חיובים וזיכויים
- אישור חשב/ת
- אישור מורשי חתימה
- הכנת קובץ תשלומים
- ביצוע תשלום ושמירת אסמכתא
- סימון חשבוניות ששולמו
בקרות וחריגים
- אין לשלם חשבונית שלא נרשמה ואושרה.
- אין לשלם לספק עם יתרת חובה בלתי מוסברת ללא בדיקת חשב/ת.
- סכום קובץ התשלומים חייב להתאים לדוח התשלומים מה-ERP.
- שינוי פרטי בנק לפני תשלום מחייב אימות ואישור מוגבר.
- תשלום חריג מחוץ לריצת תשלומים רגילה מחייב תיעוד סיבה ואישור.
תיעוד ותיוק
יש לשמור:
- דוח חשבוניות פתוחות לתשלום.
- מאזן ספקים או דוח יתרות.
- החשבוניות והאסמכתאות התומכות.
- אישורי חשב/ת ומורשי חתימה.
- קובץ תשלומים או דוח מס״ב.
- אישור ביצוע מהבנק.
- תיעוד קיזוזים, חריגים ותשלומים דחופים.
אוטומציה ו-AI
ניתן לשלב אוטומציה ו-AI לצורך:
- איתור חשבוניות לתשלום לפי תנאי תשלום.
- זיהוי ספקים עם יתרת חובה או חריגים.
- התאמת סכומי קובץ תשלומים לדוח ERP.
- סימון חשבוניות כפולות או חשודות.
- הפקת סיכום ריצת תשלומים לחשב/ת ול-CFO.
הערת ERP
בדוגמת Priority, דוחות חשבוניות פתוחות, מאזן ספקים וקובץ תשלומים מופקים מתוך מודולי כספים/רכש. יש להתאים את שמות הדוחות, שדות הסינון ותהליך האישור למערכת ה-ERP של הארגון.
סגירות, התאמות ובקרה — בסיוע AI, בליווי אישי של רו״ח. נשמח לדבר.